Fehlende oder falsch ausgefüllte W-9-Formulare verzögern die Zahlungen und können einen Quellensteuerabzug von 24 % auslösen. Wenn Sie Freiberufler, Auftragnehmer oder ein kleines Unternehmen sind, das diese beschäftigt, spart Ihnen dieses einseitige Formular Zeit, Stress und Geld, wenn Sie es korrekt ausfüllen. Die meisten können es in weniger als 5 Minuten ausfüllen, sobald sie die Bedeutung der einzelnen Zeilen verstanden haben.
Das Formular W-9 wird nicht beim IRS eingereicht, sondern dem Anforderer zur Verfügung gestellt, damit dieser Ihr Einkommen korrekt melden kann. Sie verwenden es, um Ihren vollständigen Namen, Ihre Steuerklasse und Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) anzugeben. Für 2025 gilt weiterhin die Version vom März 2024 des Formulars W-9, die von Zahlern für die Meldung nach Formular 1099 verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter [Link einfügen]. Über Formular W-9. (irs.gov)
Erledigen Sie dies jetzt: Drucken Sie Ihr W-9-Formular aus, tippen Sie es ein oder unterschreiben Sie es elektronisch. Speichern Sie anschließend eine sichere PDF-Datei, die Sie bei zukünftigen Kunden wiederverwenden können.
Bevor Sie beginnen: Was ein W-9-Formular im Jahr 2025 ist (und was nicht)
Das Formular AW‑9 dient lediglich der Überprüfung Ihrer Identität und Ihres Steuerstatus. So ermittelt ein Kunde Ihre Steueridentifikationsnummer für die Meldung nach Formular 1099 und um festzustellen, ob ein Quellensteuerabzug erforderlich ist.
Das Formular W-9 wird nicht an die US-Steuerbehörde (IRS) gesendet und ist weder ein Rechnungsformular noch ein Vertrag. Es dient lediglich der korrekten Meldung gemäß 1099-NEC und hilft, Fehler zu vermeiden. Sicherungseinbehalt durch Bestätigung Ihrer Steueridentifikationsnummer.
Für das aktuelle, ausfüllbare Formular verwenden Sie bitte die offizielle PDF-Datei. Formular W‑9 (Überarbeitet März 2024). (irs.gov)
Wer benötigt ein W-9-Formular: Freiberufler, Selbstständige und GmbHs
Wenn Sie als Nicht-Angestellter bezahlt werden, werden Sie nach einem W-9-Formular gefragt. Designer, Autoren, Fahrer von Fahrdiensten, Berater und andere unabhängige Arbeiter stellen es in der Regel vor der ersten Zahlung zur Verfügung.
Kleinunternehmen fordern von US-Lieferanten W-9-Formulare an, um am Jahresende 1099-NEC-Formulare ausstellen zu können. Die korrekte Aufbewahrung von W-9-Formularen reduziert Strafen und Benachrichtigungen wegen fehlerhafter Steueridentifikationsnummern.
Die Grundlagen des Onboardings von Auftragnehmern durch die IRS finden Sie hier: Formulare und Steuern für Selbstständige.
Sozialversicherungsnummer (SSN) oder Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) auf einem W-9-Formular: Welche sollten Sie im Jahr 2025 verwenden?
Verwenden Sie eine Sozialversicherungsnummer (SSN), wenn Sie Einzelunternehmer ohne Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) sind; verwenden Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine Unternehmensidentifikationsnummer haben oder wünschen. Viele Selbstständige wählen eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer), um zu vermeiden, dass ihre Sozialversicherungsnummer öffentlich bekannt wird.
Eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) kann kostenlos und sofort online beantragt werden. Wenn Sie eine LLC (Limited Liability Company) gegründet oder Auftragnehmer beauftragen, benötigen Sie eine EIN. EIN Das ist eine kluge Vorgehensweise für Bankgeschäfte und Formulare. Achten Sie einfach darauf, dass Ihre Aufzeichnungen auf Rechnungen und dem W-9-Formular einheitlich sind.
Beantragen Sie Ihren Antrag direkt beim IRS – gebührenfrei – über Holen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN).
W-9 für LLCs: Einzel- vs. Mehrpersonenformular und wie Sie das richtige Feld auswählen
Bei Ein-Personen-GmbHs wird üblicherweise der Name des Inhabers in Zeile 1 aufgeführt und die Steuerklassifizierung des Inhabers angekreuzt, nicht „GmbH“. Wird die LLC nicht berücksichtigt, tragen Sie den Namen des Eigentümers in Zeile 1 und den Namen der LLC in Zeile 2 ein.
Mehrpersonen-GmbHs kreuzen üblicherweise „GmbH“ an und geben die Steuerklassifizierung (C, S oder P) an. Wenn Sie eine Personengesellschaft sind, die ein W-9-Formular an eine andere Personengesellschaft übermittelt, gibt die neue Zeile 3b an, ob indirekte ausländische Eigentümer vorhanden sind.
Die US-Steuerbehörde IRS hat diese Punkte im Jahr 2024 präzisiert; siehe die offizielle Mitteilung. Hinweise für den Antragsteller des Formulars W-9. (irs.gov)
Ausfüllhinweise für das W-9-Formular 2025 (Zeile für Zeile): Name, Firmenname und Steuerklassifizierung
Ordnen Sie Zeile 1 der TIN zu, die Sie eingeben werden. Wenn Sie eine Sozialversicherungsnummer (SSN) angeben, tragen Sie in Zeile 1 Ihren persönlichen Namen ein. Wenn Sie eine Steuernummer (EIN) angeben, tragen Sie in Zeile 1 den Firmennamen ein. Handelsnamen tragen Sie in Zeile 2 ein.
Zeile 3a enthält Ihre steuerliche Einstufung (Einzelunternehmer/Einzelunternehmer, C-Corporation, S-Corporation, Personengesellschaft, Trust/Nachlass oder LLC mit C/S/P-Code). Zeile 3b ist für transparente Gesellschaften mit indirekten ausländischen Anteilseignern. Zeile 4 enthält die Angaben zu „Steuerbefreiten Zahlungsempfängern“ und „FATCA“ – die meisten Freiberufler lassen diese Felder leer.
Zeile 5–6 ist Ihre Postanschrift. Teil I ist Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN). Teil II ist Ihre Unterschrift, mit der Sie Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) bestätigen und dass Sie nicht der Steuerpflicht unterliegen. Sicherungseinbehalt (sofern nicht anders mitgeteilt).
Die genauen Feldbezeichnungen und die letzte im Jahr 2025 verwendete Revision finden Sie in der offiziellen Website. Formular W-9 PDF. (irs.gov)
Kurzes Beispiel zur Vermeidung von Fehlpaarungen
Wenn „Alex Rivera“ die „Rivera Design LLC (nicht berücksichtigt)“ betreibt, gilt Folgendes: Zeile 1 = Alex Rivera, Zeile 2 = Rivera Design LLC, Zeile 3a = „Einzelunternehmer/Einzelunternehmer“. In Teil I wird Alex’ Sozialversicherungsnummer verwendet (es sei denn, Alex verwendet eine persönliche Steuernummer). Auf der 1099-NEC-Bescheinigung des Kunden wird Alex Rivera aufgeführt.
TIN-Eingabe: So geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) korrekt und fehlerfrei ein
Geben Sie nur eine TIN ein – SSN oder EIN – formatiert mit Bindestrichen (XXX‑XX‑XXXX oder XX‑XXXXXXX). Der Name in Zeile 1 muss mit den IRS-Unterlagen für diese TIN übereinstimmen.
Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Unternehmensform geändert haben, aktualisieren Sie bitte zuerst die IRS und reichen Sie anschließend ein aktualisiertes W-9-Formular ein, damit der Abgleich der Steueridentifikationsnummer (TIN) Ihres Zahlers nicht fehlschlägt. Bewahren Sie eine Kopie des von Ihnen gesendeten W-9-Formulars sicher auf.
Einbehaltung von Sicherungsgeldern auf einem W-9-Formular: Was sie ist, wann sie gilt und wie man sie vermeidet
Die Quellensteuer beträgt pauschal 24 % und wird von Ihren Zahlungen abgezogen. Wenn Sie keine korrekte Steueridentifikationsnummer angeben oder das Finanzamt (IRS) nicht deklarierte Zinsen/Dividenden feststellt, gilt dies, bis Sie das Problem beheben oder das Finanzamt die Sperre aufhebt.
Um dies zu vermeiden, senden Sie bitte vor der Gehaltszahlung ein vollständig ausgefülltes W-9-Formular und stellen Sie sicher, dass Ihr Name in Zeile 1 mit den IRS-Unterlagen für Ihre Sozialversicherungsnummer/Arbeitgeber-Identifikationsnummer übereinstimmt. Sollten Sie eine „B-Mitteilung“ erhalten, befolgen Sie die Anweisungen umgehend.
Erfahren Sie auf der IRS-Seite, wann der 24%-Satz gilt. Sicherungseinbehalt. (irs.gov)
Beispiel aus der Praxis
Ein Videograf gab den Namen der LLC in Zeile 1 ein, verwendete aber seine persönliche Sozialversicherungsnummer. Der Abgleich der Steueridentifikationsnummer (TIN) gemäß Formular 1099 schlug fehl, und die Zahlungen wurden bis zur Einreichung eines korrigierten Formulars W-9 mit 24 % einbehalten.
Adresse, Ausnahmen und FATCA: Was auszufüllen ist und was leer zu lassen ist
Verwenden Sie die Postanschrift, an die Sie Ihre Steuerformulare erhalten. Falls Sie umziehen, senden Sie bitte ein aktualisiertes W‐9-Formular an die Anfragenden.
Die meisten US-amerikanischen Freelancer lassen die Ausnahmenfelder leer. FATCA-Codes gelten im Allgemeinen nicht für typische Zahlungen an inländische Lieferanten; diese Zeile bezieht sich auf bestimmte Konten, die außerhalb der USA geführt werden.
Für Code-Definitionen und deren Anwendungsbereiche siehe Hinweise für den Antragsteller des Formulars W-9.
So signieren und reichen Sie ein W-9-Formular elektronisch ein: Ausfüllbares Online-Formular W-9 und Tipps zur elektronischen Signatur
Elektronische W 9-Formulare sind zulässig, wenn das System die Identität überprüft und eine elektronische Unterschrift unter Androhung von Meineid erfasst. Ihr Auftraggeber stellt Ihnen möglicherweise ein sicheres Portal zum Ausfüllen und Unterzeichnen zur Verfügung.
Wenn Sie ein W-9-Formular per E-Mail senden, fügen Sie es als passwortgeschütztes PDF bei und übermitteln Sie das Passwort über einen anderen Kanal. Nutzen Sie nach Möglichkeit sichere Portale, um Risiken zu minimieren.
Antragsteller müssen die IRS-Regeln für die elektronische Erfassung von W-9-Formularen beachten – siehe dazu die „Elektronische Einreichung von W-9-Formularen“ im entsprechenden Abschnitt. W-9-Anfordereranweisungen. (irs.gov)
Was gilt als elektronische Signatur?
Ein getippter Name, ein Kontrollkästchen oder eine gezeichnete Unterschrift genügen, wenn das System den Unterzeichner authentifiziert und den Zugriff protokolliert und der Zertifizierungstext mit dem Papierformular übereinstimmt.
Bewährte Sicherheitspraktiken: Sicheres Teilen Ihres W-9-Formulars mit Kunden und Plattformen
Behandeln Sie Ihre Sozialversicherungsnummer/Steuernummer wie Bargeld – geben Sie sie nur über sichere Kanäle weiter. Verwenden Sie passwortgeschützte PDFs, verschlüsselte Cloud-Links oder Kundenportale. Vermeiden Sie es, Steueridentifikationsnummern (TINs) unverschlüsselt per E-Mail oder Chat zu versenden.
Beschränken Sie den Zugriff auf gespeicherte W-9-Formulare, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Speicheranwendungen und löschen Sie alte Kopien. Eine einfache Datenverarbeitungsrichtlinie verhindert versehentliche Datenlecks und erhält das Vertrauen der Kunden aufrecht.
Für praktische, leicht verständliche Datenschutzmaßnahmen folgen Sie dem Leitfaden der FTC: Schutz persönlicher Daten: Ein Leitfaden für Unternehmen.
Häufige Fehler beim Ausfüllen des W-9-Formulars (und schnelle Lösungen) für 1099-Einreichungen
Die meisten Fehler entstehen durch Namens-/Steueridentifikationsnummern-Fehler oder eine falsche Steuerklassifizierung. Passen Sie Zeile 1 an das TIN-Format an und tragen Sie Ihren DBA nicht in Zeile 1 ein, wenn Sie eine SSN verwenden.
Erhält ein Kostenträger eine CP2100 „B-Mitteilung“, muss er ein neues W-9-Formular anfordern. Schnelles Handeln ist notwendig, um dies zu vermeiden. Sicherungseinbehalt über zukünftige Zahlungen.
Zahler und Buchhalter können Fehler mithilfe des IRS-Leitfadens 2025 erkennen und verhindern. Allgemeine Hinweise für bestimmte Informationsmeldungen. (irs.gov)
W-9 für neue LLC-Inhaber und Nebenerwerbstätige: Checkliste für die erstmalige Einrichtung
Wenn Sie eine LLC gegründet haben, sollten Sie vor dem Ausfüllen des Formulars W 9 klären, wie diese besteuert wird. Bei nicht berücksichtigten Einzelperson-GmbHs wird üblicherweise der Name des Eigentümers in Zeile 1 eingetragen und der Steuerstatus des Eigentümers überprüft.
Holen Sie ein EIN Wenn Sie Ihre Sozialversicherungsnummer geheim halten möchten oder Ihre Bank oder Plattform diese benötigt, bewahren Sie Ihr W-9-Formular, Ihr EIN-Schreiben und Ihren Gesellschaftsvertrag in einem sicheren Ordner auf.
Überblick über die US-Steuerbehörde (IRS): Ein-Personen-Gesellschaften mit beschränkter Haftung. (irs.gov)
W-9 für Kleinunternehmer und Personalverantwortliche: Sammeln, Aufbewahren und Einhaltung der Vorschriften
Sammeln Sie vor der ersten Zahlung ein W-9-Formular ein und überprüfen Sie die Angaben in Ihrem Lieferantendatensatz. Standardisieren Sie die Benennung (genaue Zeile 1) und maskieren Sie TINs in internen Ansichten.
Reichen Sie 1099-Formulare elektronisch ein, sofern Sie die Anforderungen für die elektronische Einreichung erfüllen, und schützen Sie den Zugriff auf gespeicherte W-9-Formulare durch rollenbasierte Berechtigungen und Multi-Faktor-Authentifizierung. Bewahren Sie W-9-Formulare mindestens vier Jahre lang auf.
Um 1099-Formulare kostenlos einzureichen und den Überblick zu behalten, nutzen Sie das IRIS-Portal des IRS: Elektronische Einreichung von Formular 1099 mit IRISBeachten Sie die ab 2025 geltende Schwelle von 10 elektronischen Steuererklärungen.irs.gov)
Zeitmangel? Planen Sie eine Stunde ein, um W-9-Formulare zu sammeln, Namen/TIN-Formate zu überprüfen und Kalendererinnerungen für die 1099-NEC-Einreichungen zum 31. Januar einzurichten.
Was passiert nach der Einreichung des W-9-Formulars: 1099-NEC, Zahlungen und Schritte zum Jahresende
Ihre W‐9-Informationen fließen in ein 1099‐NEC ein, wenn die Zahlungen den Meldeschwellenwert erreichen. Die meisten Kostenträger stellen bis zum 31. Januar 1099‐NECs für die Vergütung von Nicht-Angestellten des Vorjahres aus.
Prüfen Sie Ihr Formular 1099-NEC auf Namens- und Steueridentifikationsnummern-Korrektur und bewahren Sie es auf. Sollten Fehler auftreten, fordern Sie ein korrigiertes Formular an.
Offizielle Zeitangaben und Grundlagen finden Sie auf Informationen zum Formular 1099-NEC. (irs.gov)
Zusammenfassung und nächste Schritte: So erhalten Sie Ihr ausgefülltes W-9-Formular in wenigen Minuten (Herunterladen, Ausfüllen, elektronisch unterschreiben)
Sie können das Formular W‐9 schnell ausfüllen, indem Sie Zeile 1 mit Ihrer Steueridentifikationsnummer (TIN) abgleichen und die richtige Steuerklassifizierung auswählen. Speichern Sie eine sichere PDF-Datei und verwenden Sie diese für neue Kunden wieder, um das Onboarding zu beschleunigen.
Bestätigen Sie, ob Sie ein/e verwenden werden. SSN oder EINWählen Sie gegebenenfalls die passende Rechtsform für Ihre LLC und unterschreiben Sie unter Androhung von Strafverfolgung wegen Meineids. Teilen Sie die Dokumente nur über sichere Kanäle.
Laden Sie das offizielle Formular hier herunter: Formular W-9 (Rev. März 2024) PDFSenden Sie anschließend eine saubere, gesperrte Kopie an den Anfragenden und behalten Sie Ihre eigene sichere Version für Ihre Unterlagen.
FAQs
Muss ich ein W-9-Formular beim IRS einreichen? Nein – Sie geben es dem Anforderer. Das Formular AW-9 ist ein Informationsanforderungsformular, das Ihr Kostenträger benötigt, um die korrekte Meldung auf dem Formular 1099 vorzunehmen. Bewahren Sie eine Kopie auf und senden Sie Aktualisierungen, falls sich Ihre Angaben ändern.
Soll ich für mein W-9-Formular eine Sozialversicherungsnummer (SSN) verwenden oder eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) beantragen? Verwenden Sie Ihre Sozialversicherungsnummer, wenn Sie keine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) haben; Beantragen Sie kostenlos eine EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer), wenn Sie eine Unternehmenskennung bevorzugen oder diese für Bankgeschäfte, Plattformen oder aus Datenschutzgründen benötigen. Achten Sie darauf, dass Ihre Unterlagen mit der von Ihnen gewählten Nummer übereinstimmen.
Was passiert, wenn mein Name und meine Steueridentifikationsnummer nicht übereinstimmen? Sie werden wahrscheinlich mit der Zurückhaltung von Backups konfrontiert werden. Bis die Diskrepanz behoben ist. Reichen Sie ein korrigiertes W-9-Formular ein, und falls Sie eine „B-Mitteilung“ erhalten, befolgen Sie deren Anweisungen umgehend, um den Einbehalt zukünftiger Zahlungen zu stoppen.
Was bedeutet „Ausnahme von FATCA“ in Zeile 4? Die meisten US-amerikanischen Bauunternehmer lassen dieses Feld leer. FATCA-Codes gelten für bestimmte Unternehmen und Konten, die außerhalb der USA geführt werden, nicht für typische Zahlungen an inländische Lieferanten.
Kann ich ein W-9-Formular elektronisch unterschreiben? Ja, wenn das System Ihre Identität überprüft und die Meineidsaussage erfasst. Viele Kundenportale unterstützen konforme elektronische Signaturen von W-9-Formularen mit Prüfprotokollen; andernfalls verwenden Sie ein passwortgeschütztes PDF und teilen das Passwort über einen anderen Kanal mit.
